POLÍTICA PARA EL MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.)
1. PROPÓSITO:
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca que FENIX CORPORATION S.A.S (FENIX CORP.) en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad en mención, garantizando el derecho de los titulares de la información que les asiste. Es importante que nuestros inversionistas, proveedores, empleados, aliados y contratistas, conozcan esta política, para lo cual lo invitamos a leerla en su totalidad.
FENIX CORPORATION S.A.S implementa la “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” para el tratamiento de datos personales, desarrollada por el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
La presente política, que se encontrará a disposición de los titulares de datos personales en la oficina y página web de FENIX CORPORATION S.A.S. busca garantizar a todos los Titulares de Datos Personales la protección de los mismos, el derecho de acceso a éstos, así como poner en conocimiento los canales por medio de los cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos relacionados con los Datos Personales que tenga y llegue a tener FENIX CORPORATION S.A.S.
2. ALCANCE:
Esta política es aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito, por FENIX CORPORATION S.A.S y de sus empresas relacionadas y/o vinculadas, incluyendo a los empleados, funcionarios, contratistas o agentes de FENIX CORPORATION S.A.S y/o sus empresas relacionadas y/o vinculadas. Incluyendo cualquier información que el titular de la información ingrese, por sí mismo, por medios electrónicos o virtuales dispuestos por FENIX CORPORATION S.A.S y/o sus empresas relacionadas y/o vinculadas.
De igual manera esta Política aplica a todo el personal, directivos y, empresas sobre las cuales posee control o control operativo o les presta soporte administrativo y/o técnico.
3. DEFINICIONES:
Para los efectos de la presente política, las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado de acuerdo con la normatividad:
- a. Usuario: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- b. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.
- c. Autorización: Consentimiento previo, expreso e
informado del Titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales. - d. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- e. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- f. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- g. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- h. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- i. Encargado del Tratamiento: Persona natural o
jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. - j. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
4. CONDICIONES GENERALES:
Los funcionarios de FENIX CORPORATION S.A.S, que intervienen en el almacenamiento, tratamiento, consulta o cualquier otra actividad relacionada con los datos personales y sistemas de información deben actuar de conformidad con las funciones y obligaciones descritas en esta política y en el procedimiento.
Así mismo, se indica que FENIX CORPORATION S.A.S. suscribe acuerdos de confidencialidad y deber de secreto con los funcionarios, cumpliendo así con el deber de informar las obligaciones sobre el tratamiento que deben dar a la información y en especial al manejo de los datos personales, información que quedará almacenada en la historia laboral correspondiente.
5. CONTENIDO:
5.1.PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
Esta política se regirá bajos los siguientes principios establecidos en El artículo 4 de la Ley de Protección de Datos Personales y se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley:
- Principio de legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad regulada que debe sujetarse con lo establecido en la Ley 1581 y en los Decretos 1377 de 2013, 1759 de 2016 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular.
- La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 y de la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en los diferentes manuales establecidos, tales como el Modelo de Seguridad Informática, el Manual de Seguridad Informática Dirigido a Usuarios Finales y en el Procedimiento de Administración de Códigos de Usuario y Claves de Acceso de obligatorio cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 y en los términos de la misma.
5.2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
FENIX CORPORATION S.A.S., es una sociedad debidamente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT: 900.368.397-3 y es responsable del tratamiento de los Datos Personales que reciba de los Titulares.
A continuación, los datos del Responsable del Tratamiento:
– Razón social: FENIX CORPORATION S.A.S , ( FENIX CORP)
– Dirección: Carrera 43B No. 16- 41 Edificio Staff Piso 15 oficina 1506
– Ciudad: Medellín
– Correo electrónico: gerencia@fenixcorp.com.co
-Teléfono:(0574)3227015
– Área encargada: Gerencia General
5.3. DEBERES
5.3.1 Responsable del tratamiento de bases de datos con datos personales:
FENIX CORPORATION S.A.S y sus empresas relacionas y/o vinculadas como Responsables del Tratamiento de Datos Personales, informará a los Titulares en el momento de solicitar la Autorización: (i) el tratamiento al cual se someterán los Datos Personales y la finalidad del mismo; (ii) el carácter facultativo de la respuesta cuando se les realicen preguntas sobre Datos Sensibles o Datos de Niños, Niñas y Adolescentes; (iii) los derechos que les asisten como Titulares de la información; y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de FENIX CORPORATION S.A.S.
Adicionalmente, cuando FENIX CORPORATION S.A.S y sus empresas relacionadas y/o vinculadas actúen en calidad de Responsable del Tratamiento, éste tendrá los siguientes deberes, tal y como los mismos se encuentran descritos en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
- Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data en los términos previstos en la ley;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas, reclamos y quejas formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos de protección de datos personales para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar, a solicitud del Titular, el uso dado a sus Datos Personales;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales de los Titulares;
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia regulada por esta Política.
5.4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:
En ejercicio de su objeto social, FENIX CORPOPRATION S.A.S. ( FENIX CORP) realiza el tratamiento de datos personales de sus proveedores, empleados, aliados y contratistas, actividad que ejecutan directamente, o por parte de sus contratistas o mandatarios encargados de ello. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.) se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para lo cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular, y no se recolectará ni se almacenará datos de niños, niñas y adolescentes. FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.) estará facultada para compartir entre sí y con las demás compañías que conformen o lleguen a conformar el grupo empresarial, los datos suministrados a cualquiera de ellas, siempre y cuando respeten las estipulaciones contenidas en la presente Política. Cuando en esta Política se haga referencia a FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.), se entenderá que se incluye a cualquier otra compañía que llegase a conformar el grupo empresarial.
FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.) tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales, objeto de tratamiento y solo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y/o autoridades que tengan facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
La transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con la siguiente finalidad especifica para cada caso:
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de FENIXCORP;
Actuaciones, actividades y procesos relacionados, vinculados o referidos con los accionistas e inversionistas de la empresa.
Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, entidades de medicina prepagada o compañías de seguro, actividades de bienestar y salud ocupacional, entre otras;
Actuaciones, actividades y procesos relacionados, vinculados o referidos con empleados y pensionados de la empresa, incluyendo sus familiares.
Para la invitación a eventos organizados o patrocinados por FENIXCORP y por sus empresas relacionadas y/o vinculadas, entre otros;
Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por FENIXCORP o por sus empresas relacionadas y/o vinculadas, entre otros;
Para la verificación de saldos de sus acreedores;
Cumplir con el control y la prevención del fraude y de lavado de activos y obtener la información requerida para el SARLAFT
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
Para actividades de mercadeo, estadísticas, encuestas, investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
Actuaciones, actividades y procesos relacionados, vinculados o referidos con contratistas o proveedores de la empresa.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, telefónico o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, comunidad en general, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Tratamiento de datos personales de proveedores – personas naturales: Permitir el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de FENIX CORPORATION S.A.S.(FENIX CORP.) tales como pagos de honorarios, reportes de pagos. Reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el titular de la información o por sus legitimarios.
Tratamiento de datos personales de clientes – personas naturales: El tratamiento de datos personales de clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.), puedan cumplir con sus obligaciones contractuales, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por legitimarios.
Tratamiento de datos personales de usuarios de productos: El tratamiento de estos datos personales permite a FENIX CORPORATION S.A.S. (FENIX CORP.) cumplir con las obligaciones a su cargo en materia de calidad de los productos, para la atención efectiva de consultas, quejas y reclamos de consumidores y como información de mercadeo e investigación de mercados.
Tratamiento de datos personales de visitantes: La finalidad de la recolección de estos datos es velar por la seguridad y vigilancia de los empleados y personas visitantes a las instalaciones de FENIX CORPORATION S.A.S. ( FENIX CORP.), así como tener un control sobre los procesos de ingreso y permanencia dentro de las instalaciones, con el fin de preservar los bienes y seguridad de la empresa.
5.5 AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO:
De acuerdo al artículo 9 de la Ley 1581, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular mediante la aceptación de la presente política.
Así mismo, la empresa solicitará a los Titulares de los Datos Personales incluyendo al personal interno de la organización, previo al tratamiento de los mismos, una Autorización para recopilar dichos datos, almacenarlos y tratarlos. Dicha Autorización podrá ser obtenida por cualquier medio que permita ser verificado posteriormente y estará a disposición del respectivo Titular. En la Autorización se informará a los Titulares el tratamiento que se realizará sobre los Datos Personales y las finalidades para las cuales están siendo recopilados.
Cuando los Titulares entreguen a FENIX CORPORATION S.A.S los Datos Personales mediante la entrega de una tarjeta personal y/o una tarjeta corporativa con sus datos, se entenderá que los Titulares han dado su Autorización a FENIXCORP para el tratamiento de dichos Datos Personales.
Los Titulares de los Datos Personales podrán revocar la Autorización en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria deberá solicitarse mediante los canales habilitados para tal fin y siguiendo el procedimiento establecido para la realización del Reclamos que se detalla más adelante.
La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
5.6 DERECHOS DE LOS TITULARES:
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a. Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
- Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de autorización otorgada al responsable de tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y las normas que la regulan.
e. Revocar la autorización de manera voluntaria y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la Ley.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5.7 PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHO POR PARTE DE LOS TITULARES:
- Los titulares de datos personales deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo: gerencia@fenixcorp.com.co o comunicaciones@fenixcorp.com.co
a. Consultas: Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
- Al menos una vez cada mes calendario.
- Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, FENIX CORPORATION S.A.S, solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a FENIX CORPORATION S.A.S, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
Correo electrónico u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por FENIX CORPORATION S.A.S y sus empresas vinculadas o relacionadas.
Una vez recibida la solicitud, la empresa resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
b. Quejas y Reclamos: El titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrá presentar un reclamo a FENIX CORPORATION S.A.S., La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Y será tramitado bajo las siguientes reglas
i. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, al correo electrónico comunicaciones@fenixcorp.com.co, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, FENIX CORPORATION S.A.S., requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
ii. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
iii. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.
c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento, solicitar a FENIX CORPORATION S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o r e v o c a r la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta política.
Dicha revocatoria podrá ser solicitada por el titular o causahabiente al correo comunicaciones@fenixcorp.com.co.
5.8 LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
FENIX CORPORATION S.A.S., solo podrá realizar el tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual FENIX CORPORATION S.A.S tienen la obligación de conservar los datos personales , o el encargado del tratamiento procederán a la supresión de los datos personalesensuposesión.
FENIX CORPORATION S.A.S. deberá documentar los procedimientos para el tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.9. VIGENCIA
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige a partir de noviembre de 2020. FENIX CORPORATION S.A.S y sus empresas relacionadas y/o vinculadas se reserva el derecho a modificar la presente política, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las modificaciones que se realicen a la presente Política se comunicarán de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales antes de ser implementadas.
Las bases de datos con datos personales serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. FENIX CORPORATION S.A.S y sus empresas relacionadas y/o vinculadas., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
Contacto:
Para conocer lo relacionado con la política de FENIX CORPORATION S.A.S., de protección de datos, usted puede comunicarse a (057 4) 322 7015, o mediante el correo electrónico: comunicaciones@fenixcorp.com.co, donde podrá realizar la respectiva solicitud.
